档案作用发挥的程度如何，取决于一定的条件。一般说来，其基本条件有4个方面：①档案利用实践。档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值，并校正和提高人们对档案价值的认识。②社会发展水平、社会制度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。社会进步程度愈高，愈能为档案的开放利用提供更多的条件，充分实现档案的价值。③社会档案意识，特别是人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素，都影响档案发挥作用的状况。人们的档案意识越强，档案价值愈能实现得充分；档案价值的实现，又促进人们档案意识的加强。④档案管理水平是影响档案发挥作用的直接因素。改善档案管理制度，提高对档案的全面认识和科学管理水平，对于发挥档案的社会效益和经济效益具有重要作用。